Prema vremenu izvršenja, popis imovine i obaveza može biti:
1) redovni,
2) vanredni,
3) kontinuirani i
4) popis u specifičnim okolnostima.
Redovni popis obavlja se najmanje jednom godišnje, s ciljem utvrđivanja stvarnog stanja imovine i obaveza na dan sastavljanja godišnjih finansijskih izvještaja.
Popis cjelokupne imovine i obaveza je obavezna za sva pravna lica i poduzetnike na kraju jedne poslovne godine. Popis sredstava i obaveza se vrši na početku poslovanja, kao i najmanje jednom godišnje sa stanjem na dan kada se završava poslovna godina ili neki drugi obračunski period. Popis se vrši u toku godine također i prilikom statusnih promjena, primopredaje dužnosti ili promjene cijena proizvoda i robe.
Popis sredstava i obaveza odnosno način vršenja popisa pravno lice uređuje svojim internim aktima, kao što su pravilnik o računovodstvu, pravilnik o popisu (velika društva), odluka o imenovanju popisne komisije, odluka o početku i vremenu popisa i sl.
Izvještaj treba da sadrži i prijedloge o načinu rješavanja uočenih propusta i nepravilnosti, načinu likvidiranja popisnih razlika itd. Nakon donešene odluke ili rješenja o daljem postupanju, isto se dostavlja računovodstvu.
Važno je napomenuti da član popisne komisije ne može biti uposlenik zadužen za upravljanje predmetom popisa u svakodnevnom radu. U praksi često imamo slučaj da firma ima mali broj uposlenih pa iste nije moguće rasporediti skladno navedenom. Ovu situaciju možemo riješiti tako što angažujemo treća lica kada je u pitanju inventura.
Popisuju se:
1. Vlastita i tuđa sredstva:
– nematerijalna i materijalna stalna sredstva
– finansijska stalna sredstva
– zalihe materijala
– zalihe sitnog inventara
– proizvodnja u toku
– zalihe gotovih proizvoda
– zalihe robe
– zalihe novca
– roba u konsignaciji i komisionu
– sredstva primljena na doradu, obradu, čuvanje, popravak
– itd.
2. Potraživanja – po osnovu odgode plaćanja, kredita, ulaganja, od zaposlenih itd.
3. Obaveze prema dobavljačima, zaposlenim, za poreze, po osnovu ulaganja, primljenih kredita itd.
Popis može pokazati manjak, kao posljedica ljudskog faktora. U pravilu se tereti odgovorno lice. Iznos terećenja uključuje nabavnu cijenu sa PDV-om. Ukoliko je uzrok nedvojbeno ljudski faktor, a ne želi se teretiti odgovorno lice, utvrđeni iznos predstavlja korist, te se na isti obračunavaju i plaćaju puni porezi i doprinosi. Osim toga ovaj iznos je i poreski nepriznat, te uvećava osnovicu poreza na dobit.
Manjkovi prouzrokovani višom silom, odnosno kao posljedica elementarnih nepogoda (poplava, požar, zemljotres i sl.), te manjkovi nastali usljed provalne krađe, uz zapisnik nadležnog organa nisu oporezivi PDV-om niti porezom na dobit.
Način i rokovi vršenja popisa i usklađivanja sa knjigovodstvenim stanjem propisan je pravilnikom o popisu (Sl. Glasnik RS br. 45/2016 i 113/2021)
